Guide complet pour un processus de retour au travail en douceur

31 Aug ‘22
10 min
Par la rédaction d'OpenUp
Corrigé par notre psychologue Emma White
Chez OpenUp, nous avons affaire tous les jours à des professionnels des RH. Ils font partie d’un groupe aussi diversifié que les oiseaux de paradis des forêts tropicales du monde. Mais il y a une chose qu’ils ont tous en commun : les professionnels des RH souhaitent tous ce qu’il y a de mieux pour leurs collaborateurs. Des collaborateurs en bonne santé, heureux et motivés, qui s’investissent à long terme : c’est leur priorité absolue.

 

Cependant, de temps à autre, il se produit un événement sur lequel vous n’avez aucun contrôle en tant que responsable RH. Un collaborateur ou une collaboratrice tombe malade mentalement ou physiquement, ou traverse une période de deuil. Le processus de retour au travail après son rétablissement est souvent difficile. Parfois, parce que le travail a contribué à cette rude épreuve. Parfois, parce qu’il est difficile de reprendre la vie quotidienne. Parfois, parce que cela fait remonter des sentiments de culpabilité ou de honte par rapport à ses collègues.

 

Heureusement, en tant que responsable RH, vous avez un certain contrôle pour faire en sorte que le processus de retour au travail se déroule le mieux possible. Dans cet Guide, la psychologue Emma White explique les difficultés associées au retour au travail des collaborateurs, les droits et les responsabilités des employeurs, ainsi que les meilleures pratiques pour un processus de reprise en douceur. À la fin, vous vous sentirez comme un véritable oiseau de paradis, prêt(e) à faciliter une transition agréable vers la jungle professionnelle.

 

Mais avant de nous plonger dans les conseils pratiques pour un processus de retour au travail en douceur, il convient tout d’abord de comprendre pourquoi la reprise après une période d’absence peut être si difficile.

 

 

À quels types de problèmes de santé mentale les collaborateurs malades sont-ils confrontés ?

 

Qu’il s’agisse de douleurs chroniques ou aiguës (causées par exemple par une maladie, un accident ou des microtraumatismes répétés), d’un épuisement professionnel extrême ou léger, des effets secondaires d’un médicament ou de la fatigue d’un virus, il arrive qu’une personne soit temporairement inapte au travail.

 

Les problèmes de santé physique et mentale vont souvent de pair. Emma : « Nous considérons souvent le burnout (épuisement professionnel) ou le boreout (ennui professionnel) comme des problèmes de santé mentale, mais les symptômes sont presque toujours physiques : migraines, maux d’estomac, fatigue chronique ou même impossibilité de sentir certaines parties du corps. De même, les maladies et les douleurs entraînent souvent des problèmes de santé mentale. Cela commence souvent par de la fatigue, des problèmes de concentration ou une facilité à l’hyperstimulation. »

 

« Si les maladies et les douleurs persistent pendant une longue période, d’autres problèmes risquent de survenir. De nombreuses personnes ressentent une frustration car elles ignorent quand elles iront mieux. Ou elles se surmènent, par exemple en faisant du sport ou en participant à des activités sociales. Cette frustration entraîne souvent une irritabilité envers leurs proches, un sentiment d’insécurité et une impression d’impuissance », ajoute Emma.

 

Les droits et responsabilités des employeurs en cas d’absence d’un collaborateur ou d’une collaboratrice

 

  • Si une personne prend un congé maladie, elle a le droit de continuer à recevoir son salaire. L’épuisement émotionnel ou le burnout peuvent être classés comme des « maladies ». Il appartient au médecin de le confirmer médicalement.
  • Le médecin d’entreprise confirme l’incapacité réelle de travailler de la personne. Six semaines après le premier arrêt maladie, le médecin du travail prépare une analyse du problème.
  • Des règles statutaires s’appliquent au processus de retour au travail après une longue période d’absence. Ce processus commence pendant le congé maladie. L’employeur et le collaborateur ou la collaboratrice doivent travailler ensemble pour réintroduire ce dernier ou cette dernière sur le lieu de travail. Légalement, les employeurs doivent élaborer un pour le retour au travail d’une personne dans un délai de huit semaines après son arrêt maladie. Ce plan est discuté avec le collaborateur ou la collaboratrice et soumis à l’agence d’assurance des employés (aux Pays-Bas). Toutes les six semaines, l’employeur et le collaborateur ou la collaboratrice passent en revue ce plan et le réévaluent.
  • À l’issue du congé maladie, il convient d’abord d’essayer de restituer son poste initial à la personne qui revient, éventuellement avec des adaptations.
  • S’il n’est pas possible de restituer son poste initial, la personne peut retourner chez le même employeur à un autre poste adapté.
  • Si cela n’est pas possible non plus, les deux parties devront prendre des dispositions pour que la personne reprenne son travail chez un autre employeur.

Pour en savoir plus sur vos droits et responsabilités, veuillez consulter article juridique et également.

 

 

Quels problèmes de santé mentale les collaborateurs rencontrent-ils lorsqu’ils reprennent le travail ?

 

Chaque personne vit son retour au travail de manière un peu différente. Toutefois, selon Emma, certaines difficultés reviennent régulièrement, à savoir :

 

– Des difficultés pour créer à nouveau une structure

  • L’impossibilité de trouver un équilibre entre les priorités professionnelles et le bien-être personnel.
  • La fatigue et le bouleversement d’être entouré(e) de ses collègues.
  • La volonté d’en faire plus qu’il n’en faut, d’où une certaine frustration.
  • L’impression d’avoir besoin de compenser la période d’absence par un travail acharné.
  • Un sentiment de culpabilité et de honte car des collègues ont dû prendre en charge leur travail pendant qu’ils étaient en congé payé.
  • La crainte de ce que les autres peuvent dire sur le motif de leur absence.

 

« J’ai remarqué que les personnes qui ont souffert de burnout ou de boreout sont souvent anxieuses à l’idée de retourner au lieu qui a été en partie la cause de leur maladie », explique Emma. Il y a deux raisons à cela. « La première est que cela a créé une association négative avec leur travail, leur employeur ou leurs collègues. Ils angoissent à l’idée d’être exposés à des situations et à des éléments déclencheurs qui ont joué un rôle dans leur maladie. La deuxième est qu’ils ont peur d’être jugés par les autres. »

 

En réalité, ce jugement est souvent infondé. En réalité, les collaborateurs ne font que projeter le jugement qu’ils ressentent vis-à-vis d’eux-mêmes. Emma : « Les collaborateurs qui retournent au travail spéculent souvent sur ce que les autres vont penser d’eux. Je suis faible car j’ai dû arrêter de travailler », « Mes collègues sont furieux car je les ai laissés tomber », « Ils pensent probablement que je suis pathétique » ou « Ils ne me confient que des tâches faciles car ils craignent que je ne puisse pas faire face ». Cela rend la reprise du travail encore plus éprouvante.

 

Comment créer un processus de retour au travail en douceur. Le guide du débutant

 

Heureusement, vous pouvez prendre de nombreuses mesures pour accompagner un collaborateur ou une collaboratrice dans cette période difficile. En tant que professionnel ou responsable RH, il convient de prendre connaissance d’une liste standard de bonnes pratiques. Considérez-la comme un guide du retour au travail pour débutants. Si ce sujet ne vous est pas familier, nous vous conseillons de lire ce chapitre très attentivement. Vous cherchez quelque chose de plus approfondi ? Alors passez directement au « Guide de l’expert » ci-dessous.

 

Emma propose six règles d’or pour un processus de retour au travail en douceur :

 

1. Élaborez un plan de retour au travail

 

Élaborez une stratégie de reprise du travail en collaboration avec la personne en arrêt et le médecin du travail. Cette stratégie doit reposer sur trois piliers :

 

  • Le nombre d’heures de travail.
  • Le type de tâches à effectuer.
  • L’intensité ou la charge de travail de ces tâches.

 

Emma : « Élaborez un plan aussi solide que le programme d’entraînement que vous suivriez pour vous préparer à un marathon. Pour chaque jour, définissez le nombre exact d’heures de travail. Augmentez ce nombre progressivement, tout en réduisant petit à petit la période de récupération entre les heures de travail. » En outre, il est judicieux de permettre aux collaborateurs de commencer par des tâches de soutien, sans échéance et sans trop de réunions.

 

Définissez à l’avance ce que vous considérez tous comme un processus de retour au travail réussi. Les objectifs que vous pouvez envisager sont les suivants : un collaborateur ou une collaboratrice évaluant son niveau d’énergie à un chiffre particulier, ou un nombre particulier d’interactions sociales hebdomadaires. Essayez de rendre ces objectifs aussi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound) que possible.

 

N’oubliez pas que le nombre d’heures travaillées n’est pas un bon indicateur de la réussite du processus de retour au travail.

 

2. Faites preuve de flexibilité

 

Parfois, les choses ne se déroulent pas comme prévu. Faites comprendre à la personne de retour que ce n’est pas grave si elle ne parvient pas à atteindre les objectifs du plan et que des ajustements sont nécessaires. Procédez à des évaluations régulières sur une longue période (au moins six mois, voire plus si besoin). Demandez-lui comment se déroule le processus de retour au travail, si vous pouvez l’aider, et si le plan fonctionne toujours.

 

Selon Yu Tse Heng, chercheur en gestion à la Foster School of Business de l’université de Washington : « Les collaborateurs doivent se sentir responsabilisés dans le pilotage de leur propre rétablissement. Cela signifie qu’il est extrêmement important de se montrer flexible. » Vous pouvez consulter l’article complet ici.

 

3. Restez en contact pendant le congé maladie

 

Dites-le avec des fleurs. Ou une carte. Si une personne est malade pendant plus d’une semaine (qu’il s’agisse d’un problème physique ou de santé mentale), il vous appartient, en tant que responsable de l’équipe, de la contacter Le cas échéant, communiquez clairement que l’organisation continuera à la soutenir. Elle n’a pas à craindre de perdre son emploi, même si elle n’est pas en mesure de travailler pendant une longue période.

 

Demandez-lui si elle accepte que vous la contactiez de temps en temps pour prendre des nouvelles ou pour la tenir au courant de l’évolution de son travail. Convenez à l’avance d’un mode et d’une fréquence de communication (e-mail, appel téléphonique, WhatsApp ou face à face). Ainsi, elle saura à quoi s’attendre. Vous pouvez également confier cette tâche à un collègue qui entretient une bonne relation avec cette personne.

 

En outre, indiquez clairement que votre porte est ouverte : Le collaborateur ou la collaboratrice peut toujours vous contacter en cas de besoin.

 

4. Respectez la confidentialité des collaborateurs

 

Évidemment, vous devrez informer l’équipe de la situation. Consultez d’abord le collaborateur ou la collaboratrice pour définir les informations que vous pouvez ou non partager avec l’équipe, afin de respecter sa confidentialité » conseille Emma.

 

Respectez également cette confidentialité lorsque vous le ou la contactez. Si vous souhaitez lui rendre visite à son domicile, à l’hôpital ou dans un centre de rééducation, demandez-lui toujours la permission au préalable.

 

 5. Tenez compte du rétablissement du collaborateur ou de la collaboratrice, même après son retour

 

Dans la plupart des cas, le processus de rétablissement, qu’il s’agisse d’un problème physique ou de santé mentale, se poursuivra après le retour au travail. « Par exemple, certains collaborateurs auront peut-être besoin de se rendre périodiquement à l’hôpital pour des examens, de consulter un psychologue ou de prendre des médicaments qui affectent leur humeur et leur niveau d’énergie », explique Emma. Discutez-en, de préférence avant la reprise, afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires. Par exemple, en élaborant des plans. Faites-lui savoir que la situation peut changer à tout moment.

 

 6. Offrez-lui la possibilité de rattraper sa formation

 

Emma : « Si des sessions de formation communes au sein de l’équipe ou de l’entreprise ont eu lieu pendant son absence, veillez à ce que la personne puisse les rattraper d’une autre manière. Vous éviterez ainsi une lacune de compétences. » Laissez également le budget annuel de développement personnel en place afin qu’elle ait les mêmes possibilités de développement.

 

 

Comment créer un processus de retour au travail en douceur. Le guide de l’expert

 

À présent que vous connaissez les principes de base, nous allons vous expliquer ce que vous pouvez faire d’autre pour vous assurer que le processus de retour au travail se déroule dans les meilleures conditions possibles.

 

1. Penchez-vous sur les circonstances dans lesquelles les symptômes sont apparus

 

Emma : « J’ai eu une cliente en arrêt maladie pour burnout car les attentes associées à ses performances professionnelles étaient beaucoup trop élevées. Lorsqu’elle est revenue au travail, rien n’avait changé. On attendait d’elle qu’elle reprenne immédiatement un travail à plein temps. Au bout de quelques semaines, elle a tout simplement démissionné. » Cet exemple illustre combien il est important d’enquêter sur les circonstances qui ont poussé une personne à prendre un arrêt maladie et d’y remédier dans la mesure du possible. Il s’agit souvent d’une combinaison de facteurs :

 

Facteurs individuels : Dans une certaine mesure, certaines personnes sont simplement plus enclines à développer des pathologies spécifiques. Par exemple, les recherches révèlent que les traits de personnalité jouent un rôle dans le risque de développer un burnout. Les introvertis ayant une stabilité émotionnelle plus fragile et un faible sens des responsabilités sont plus exposés au risque de burnout. Cela signifie que certaines personnes sont globalement en meilleure santé que d’autres. En tant que responsable RH, vous avez peu de contrôle sur ce point.

Facteurs organisationnels : De toute évidence, vous pouvez influencer les facteurs organisationnels. Les facteurs susceptibles de provoquer un burnout incluent notamment les bas salaires, l’absence d’évolution au sein de l’organisation, l’injustice, le manque de communication ouverte, les relations désagréables avec les supérieurs, la stigmatisation ou la discrimination. (Pour en savoir plus, consultez notre sur la santé mentale). En outre, les environnements de travail dangereux, qu’il s’agisse de postes de travail peu ergonomiques ou de la configuration des usines ou des entrepôts, risquent d’entraîner des problèmes physiques.

 

 

« Lorsque quelqu’un prend un congé maladie, il est important d’en déterminer immédiatement la cause en entamant une conversation ouverte avec la personne concernée et le reste de l’équipe », explique Emma. « Dans la mesure du possible, vous pouvez remédier à ces causes pour éviter de nouveaux cas similaires. »

 

« Vous devrez ensuite répéter cette conversation lorsque la personne reprend le travail. Quelles conditions pourraient être améliorées pour rendre la reprise du travail aussi agréable que possible ? Y a-t-il des activités que cette personne ne peut (ou ne veut) plus faire ? Certains ajustements physiques sont-ils nécessaires sur le lieu de travail ? »

 

2. Commencez le processus de retour au travail avant le premier jour de retour au travail

 

Emma : « L’une de mes clientes angoissait à l’idée de reprendre le travail. La semaine précédant son retour, elle a donc décidé de retrouver plusieurs collègues avec lesquels elle entretenait de bonnes relations en dehors du bureau. Une excellente idée ! Elle a également demandé à l’un de ses collègues de l’attendre dans la rue le premier jour afin qu’ils puissent arriver au travail ensemble. Ces deux activités l’ont aidée car elle se sentait rassurée en sachant qu’elle n’était pas seule. Je raconte souvent cette histoire aux responsables RH pour qu’ils conseillent à leurs collaborateurs qui reviennent de faire la même chose. »

 

3. Impliquez toute l’équipe dans le processus de retour au travail

 

Encouragez les collègues de la personne en arrêt à la contacter de temps en temps. Ils peuvent lui envoyer une carte de bon rétablissement, un message de soutien ou l’appeler pour prendre des nouvelles. À condition qu’elle soit d’accord, bien sûr.

 

Emma : « Dans mon travail, je constate souvent que de petits gestes peuvent faire une différence considérable. Un jour, une cliente m’a dit que ses collègues lui avaient fait comprendre qu’elle ne devait pas se sentir coupable d’être absente. Cela signifiait beaucoup pour elle. »

 

En outre, veillez à ce que l’équipe soit au courant du premier jour de reprise du collaborateur ou de la collaboratrice. Encouragez-les à lui réserver un accueil chaleureux, mais sans excès. La personne de retour doit se sentir appréciée, mais pas submergée. « Le simple fait de revenir au travail est déjà suffisamment bouleversant », explique Emma.

 

 

4. Désignez un compagnon de retour au travail

 

Avec la personne de retour, choisissez un « compagnon » avec lequel elle se sent en sécurité et à l’aise. Ce compagnon prendra régulièrement de ses nouvelles pour lui demander si tout va toujours bien, si elle veut faire une pause-café et ce qu’elle a prévu pour le déjeuner.

 

Le rôle du compagnon est surtout d’apporter un soutien émotionnel et une oreille attentive. « Cela signifie qu’il peut être utile lors des conversations avec les RH sur l’évolution du processus de retour au travail. Il peut offrir un soutien moral. Par exemple, il peut proposer des moyens d’améliorer le processus si le collaborateur ou la collaboratrice a du mal à s’exprimer », explique Emma. Mais le compagnon peut aussi tenir le collaborateur ou la collaboratrice au courant de tout changement au sein de l’organisation, notamment l’arrivée de nouveaux collègues ou l’implémentation de nouveaux systèmes ou de nouvelles pratiques de travail.

 

5. Donnez-lui accès à un psychologue de OpenUp

 

En matière de santé mentale, le soutien externe joue un rôle important dans la réussite du processus de retour au travail. 45 % des collaborateurs se sentent plus à l’aise pour parler de leur santé mentale avec un tiers qu’avec quelqu’un au sein de l’organisation (comme un conseiller, un collègue ou un responsable des RH, par exemple). Emma constate souvent ce phénomène dans son cabinet : « Parler à un psychologue externe est beaucoup plus accessible. La personne n’a pas à craindre que les sujets abordés, associés à ses relations de travail et à ses opportunités de carrière, aient un impact négatif sur elle, car tout reste entre elle et le psychologue. »

 

Si les circonstances à l’origine de l’arrêt maladie risquent d’affecter le reste de l’équipe, il est judicieux de faire appel à un psychologue externe. Un psychologue peut aider l’équipe en posant les questions suivantes :

  • Comment pouvez-vous soutenir au mieux la personne en arrêt pendant son congé maladie ?
  • Comment réagiriez-vous si l’un ou l’une de vos collègues vivait une mauvaise expérience ?
  • Quel est le bon moment pour se montrer compatissant ou demander à quelqu’un comment il va ?
  • Comment parvenez-vous à gérer tout événement associé au travail ?
  • Comment pouvez-vous, en tant qu’individu ou en tant qu’équipe, empêcher que cela ne se reproduise ?

 

Étude de cas : Un processus de retour au travail en douceur avec le soutien de OpenUp

 

Pia, psychologue à OpenUp, conseillait une personne souffrant de burnout. « Elle était extrêmement épuisée, aussi bien sur le plan mental que physique. Le soutien de son employeur lui a été d’un grand secours. On lui a dit qu’elle pouvait s’absenter pendant un certain temps : ses tâches seraient prises en charge, et sa confidentialité serait respectée.

 

Son employeur travaille avec OpenUp. Elle a donc pu aborder le problème avec un psychologue, à savoir moi 😉 Ensemble, nous avons analysé les causes de son burnout et développé un nouvel état d’esprit pour aborder les tâches professionnelles afin d’éviter que le burnout ne se reproduise. Nous avons également discuté du processus de retour au travail.

 

Au bout de quelques semaines, elle a pu commencer à se reconstruire progressivement. Nous avons surveillé de près son niveau d’énergie par le biais de la méthode du « » pour éviter les rechutes. Ce modèle est également pertinent pour les RH. »

 

 

6. Désignez un coach de retour au travail

 

Il est judicieux de désigner un coach de retour au travail pour superviser l’ensemble du processus. Emma : « Un bon coach de retour au travail connaît les obligations légales de l’employeur et possède des connaissances en psychologie. Ainsi, vous pouvez offrir un accompagnement maximal à la personne en arrêt maladie tout au long du processus. »

 

Que faire si la personne n’est pas en mesure de reprendre le travail ?

 

Des recherches menées en Belgique révèlent qu’un changement d’emploi après un burnout peut favoriser le processus de rétablissement. Cela signifie que vous devez vous préparez à cette issue éventuelle, voire souhaitable.

 

Comme mentionné précédemment, les employeurs ont l’obligation légale d’aider les collaborateurs en congé maladie à changer d’emploi s’ils ne sont pas en mesure de reprendre leur poste précédent. C’est ce qu’on pourrait appeler le « plan B ».

 

Emma : « L’un de mes clients a fait une rechute. Pour lui, retourner sur son ancien lieu de travail était trop difficile. Avec son employeur, il a décidé de chercher du travail ailleurs. L’employeur lui a proposé plusieurs formations, qui l’ont aidé à trouver un nouvel emploi. Cet employeur a géré la situation de façon admirable. »

 

Il est toujours judicieux d’élaborer à la fois un plan A (retour à l’emploi précédent) et un plan B. Ainsi, les collaborateurs peuvent décider en toute connaissance de cause si le retour à leur ancien emploi leur convient ou non », explique Emma.

 

Ce plan B se compose de trois phases :

  1. Évaluation personnelle : Cette phase est également une partie utile du plan A. Avec le collaborateur ou la collaboratrice, vous déterminez ce qui n’a pas fonctionné.
  2. Évaluation professionnelle : Au cours de cette phase, le collaborateur ou la collaboratrice définit ses points forts, ses motivations, ses difficultés personnelles et ses souhaits concernant son futur travail.
  3. Approche du marché du travail : Le collaborateur ou la collaboratrice commence à se faire connaître sur le marché du travail. Pendant cette phase, vous l’aidez à chercher des postes vacants adaptés et à rédiger un nouveau CV et des lettres de motivation. Vous pouvez également le ou la mettre en relation avec des entreprises de votre réseau.

 

OpenUp se spécialise dans l’accompagnement des personnes en arrêt lors du retour au travail. Nous aidons également les responsables RH à gérer cette période du mieux possible. Vous souhaitez savoir comment nous pouvons vous aider ? Cliquez ici pour en savoir plus.