Comment le changement affecte vos collaborateurs (et mesures à prendre pour y remédier)

Par la rédaction d'OpenUp
Corrigé par notre psychologue Emma White

À lire avec la voix de David Attenborough : « L’humain. Une espèce merveilleuse. Il prospère dans presque tous les habitats : urbains, ruraux, boisés ou côtiers. À condition que l’habitat soit stable, bien sûr. Après tout, les humains n’aiment pas le changement. Cela est dû à l’instinct de survie de cette espèce intelligente. Le cerveau humain a évolué de telle sorte qu’il recherche le calme, la stabilité et la sécurité. Le changement est synonyme de danger pour ce type de cerveau. »

 

En tant que responsable ou superviseur RH, vous constaterez probablement ce désir humain de stabilité. Les organisations sont en constante évolution, et ce n’est pas toujours facile pour les collaborateurs. Même si ces changements sont positifs.

 

Dans cet article, la psychologue Emma White se penche sur le sujet. Elle explique pourquoi le changement est si difficile pour la plupart des gens, comment cela se traduit dans la pratique au sein d’une organisation, et ce que vous pouvez faire en tant que responsable ou superviseur RH pour accompagner les collaborateurs lors d’un changement organisationnel.

 

5 raisons pour lesquelles le changement est si difficile

 

Savoir gérer le changement est une compétence à ne jamais sous-estimer. Si le changement n’est pas géré correctement, il est fort probable que vos collaborateurs commencent à quitter le navire.

 

Afin de bien gérer le changement, il est important de comprendre pourquoi il est si difficile pour de nombreuses personnes. Bien entendu, cela ne s’applique pas à tous les collaborateurs (ceux qui ont une mentalité axée sur le développement personnel s’épanouissent dans le changement), mais ces tendances humaines générales peuvent constituer un véritable obstacle à l’évolution.

1. Il est effrayant et bouleversant de sortir de sa zone de confort

 

 

« Notre cerveau est programmé pour nous protéger du danger. C’est ainsi qu’il a évolué. », explique Emma. « Hors de notre zone de confort, nous ressentons un certain degré de danger. Nous ne sommes pas familiers avec la situation, nous ne savons pas comment interpréter le comportement des autres et cela déclenche notre réaction face au danger. »

 

Vous avez probablement déjà expérimenté cette réaction face au danger : vos muscles se contractent, vous êtes nerveux/nerveuse, votre respiration devient superficielle et vous avez l’impression de n’avoir aucune idée de ce que vous faites. Emma : « Cette réaction essaie de vous ramener dans votre zone de confort, où tout est sûr et familier. »

Parfois cette réaction est intense, par exemple lors d’un entretien d’embauche tendu ; parfois elle se fait plus discrète et perdure en arrière-plan, par exemple lors des premières semaines dans une nouvelle équipe.

 

2. Nous nous centrons sur les changements négatifs

 

« Les êtres humains ont une tendance naturelle à la négativité, à se centrer sur les aspects négatifs de leur vie. », explique Emma. Repensez à une expérience merveilleuse récente et à une expérience désagréable au travail, par exemple. Des deux, à laquelle pensez-vous le plus souvent ?

 

« Il en va de même pour le changement. Dans votre carrière, des changements positifs et négatifs se produisent sans arrêt. Notre réaction par défaut est de nous concentrer sur le négatif, ce qui signifie que nous oublions les changements positifs. », explique Emma. Cela renforce notre sentiment d’inconfort ou d’anxiété.

 

3. Le changement est énergivore

 

Un autre mécanisme de survie que nous avons acquis au cours de l’évolution est le besoin de conserver notre énergie. « Si nous ne réfléchissons pas consciemment à nos actes, nous avons tendance à choisir le chemin de moindre résistance. Nous sommes des créatures d’habitudes, ce qui requiert moins d’énergie. », explique Emma.

 

À l’approche du changement, nous sommes obligés de faire les choses différemment. Cela va à l’encontre du besoin de conserver notre énergie, et de notre besoin de stabilité. Cela nous coûte une quantité d’énergie considérable, ce qui explique pourquoi nous préférons l’éviter. »

 

4. Nous redoutons l’échec

 

« Dans mes consultations, je reçois souvent des personnes qui ont peur de l’échec. », explique Emma. « Cette peur augmente lorsque le changement se produit. Le collaborateur ou la collaboratrice vient d’un endroit sûr, s’engage dans l’inconnu, et doit trouver de nouvelles façons de travailler du jour au lendemain. Cela peut être source de stress car il/elle pense peut-être qu’il/elle en est incapable.

 

« Ici, les croyances limitantes ont leur rôle à jouer. Nous sous-estimons nos véritables capacités. C’est une forme d’insécurité. »

 

5. Nous manquons de motivation pour adopter le changement

 

C’est là que les quatre points précédents se rejoignent. Comme notre cerveau tente de nous protéger du danger, que nous avons tendance à la négativité, que nous avons besoin de conserver notre énergie et que nous redoutons l’échec, nous sommes généralement peu enclins à changer les choses. Il y a bien sûr des exceptions.

 

Ces quatre tendances se renforcent mutuellement de diverses manières. Comme nous avons tendance à nous replier dans notre zone de confort, il est fort probable que l’adaptation au changement soit difficile, ce qui intensifie notre crainte de l’échec. Par conséquent, cela demande plus d’énergie. Le changement est alors ressenti comme une expérience négative, ce qui fait entrer en jeu notre tendance à la négativité.

 

Le changement dans la pratique : Comment les collaborateurs sont-ils affectés ?

 

À présent, vous comprenez pourquoi le changement peut être un phénomène difficile pour l’être humain. En tant que responsable ou superviseur RH, il est essentiel de comprendre comment cela se traduit dans la pratique, au travail. Emma vous propose cinq exemples.

 

Crainte associée à leur poste dans l’entreprise

 

« Je vois souvent des collaborateurs qui redoutent que leur poste devienne moins pertinent lorsque leur organisation évolue. Ils ont peur d’être affectés à un nouveau poste ou, dans le pire des cas, de perdre leur emploi. »

 

Mal à l’aise dans une nouvelle équipe

 

« L’une de mes clientes a dû faire face à une réorganisation au travail. Elle s’est retrouvée dans une nouvelle équipe, au sein d’un nouveau service. Ses collèges et ses superviseurs n’ont pas fait beaucoup d’efforts pour faire sa connaissance et l’intégrer. Elle ne savait pas clairement ce que ses collègues attendaient d’elle, et comment ils étaient censés collaborer dans sa nouvelle équipe. En conséquence, elle n’osait pas demander de l’aide dans son travail, ce qui a eu un impact négatif sur ses performances et sa santé mentale. »

 

Inadéquation des objectifs et des valeurs

 

« Le changement est également associé aux objectifs plus larges que nous visons dans la vie. Après un changement, un collaborateur ou une collaboratrice remettra peut-être en doute son épanouissement au travail. Cela crée un manque de sens ou de but, des éléments cruciaux pour une bonne santé mentale. Les clients qui rencontrent ce problème ont souvent l’impression de perdre le contrôle. »

 

Crainte de ne pas pouvoir s’adapter au changement

 

« Les collaborateurs qui ont des croyances limitantes craignent de ne pas pouvoir s’adapter au changement qui s’opère au sein de leur organisation. Par exemple, s’ils ont de nouvelles responsabilités ou s’ils doivent s’adapter à de nouvelles méthodes de travail, ils ne sont pas sûrs d’être capables d’y faire face. »

 

Impression de perte de contrôle

 

« Si la communication sur les changements organisationnels est vague, associée à une évolution constante des attentes concernant ces derniers, cela crée une impression de perte de contrôle. Les gens ont tendance à surcompenser cette situation. Par exemple, en travaillant trop. Cela crée un faux sentiment de maîtrise et demande beaucoup d’énergie au collaborateur ou à la collaboratrice. »

 

Comment accompagner les collaborateurs pendant une période de changement

 

En tant qu’organisation, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour aider vos collaborateurs à tirer le meilleur parti d’une période de changement.

 

La communication est essentielle

 

Comme mentionné précédemment, les gens aiment avoir l’impression de maîtriser la situation. La communication y contribue.

 

« Communiquez clairement et en temps utile sur ce qui va changer pour les collaborateurs. Pensez à la formation des équipes, aux responsabilités, aux salaires et aux évaluations. », explique Emma. Une seule communication ne sera pas suffisante pour les changements majeurs. Tenez votre équipe informée tout au long du processus.

 

« En raison de la tendance humaine à la négativité, veillez à mettre l’accent sur les avantages de ce changement dans vos communications, et à détailler les raisons de ce changement », explique Emma. « Toutefois, faites preuve de transparence à tout moment. N’enjolivez pas les choses. Pour que vos collaborateurs considèrent tout de même le changement comme positif, compensez chaque point négatif avec deux ou trois points positifs.

 

« Une façon efficace de communiquer sur le changement est d’utiliser une feuille de route. Qu’est-ce qui va changer à chaque étape ? Et comment pensez-vous que ces changements affecteront les postes et fonctions des collaborateurs ? » conseille Emma. Cette feuille de route peut servir de fil conducteur à toutes vos communications. Vous instillerez un sentiment de familiarité, ce qui donnera aux gens l’impression de mieux maîtriser la situation.

 

Sensibilisez les collaborateurs

 

« J’ai souvent des clients qui pensent qu’ils sont les seuls à avoir du mal avec les changements au sein de leur organisation. », explique Emma. « Mais c’est rarement le cas. Cela leur enlève beaucoup de stress lorsqu’ils réalisent qu’ils ne sont pas seuls et que c’est normal de rencontrer des difficultés. » En tant qu’organisation, il est important de faire preuve d’ouverture non seulement sur le côté du pratique du changement, mais également sur l’aspect émotionnel.

 

Emma : « Indiquez clairement à qui les collaborateurs peuvent s’adresser pour faire part de leur opinion et de leurs préoccupations. Par exemple, un manager, un conseiller, les RH, ou peut-être même des groupes de discussion spécialement mis en place à cet effet. » Veillez également à ménager régulièrement un espace, par exemple lors des réunions d’équipe, pour faire le point sur l’adaptation de chacun(e) à la nouvelle situation. « En tant que manager ou professionnel des RH, il est judicieux de faire part de vos propres difficultés dans ces moments-là. » Vous créerez ainsi une atmosphère sûre où les gens pourront parler de tout.

 

Proposez des outils pour faire face au changement

 

De nombreux collaborateurs souhaitent également discuter de leurs préoccupations et de leurs insécurités avec une personne externe à l’entreprise. Cela leur semble plus sûr et plus anonyme. Certains préfèrent commencer à travailler seuls. Cela signifie que vous devez leur offrir les bons outils. Le site www.openup.fr vous propose de nombreuses ressources et des modules de développement personnel. Les collaborateurs peuvent également demander des consultations individuelles ou en groupe avec l’un des psychologues d’OpenUp.

 

Impliquez les collaborateurs dans le processus autant que possible

 

« L’une de mes clientes, que j’ai vue à plusieurs reprises, était très frustrée par un processus de changement en cours dans son organisation. Cela dit, elle avait d’excellentes idées pour mieux faire les choses. », explique Emma. « Elle avait juste l’impression qu’il n’y avait pas de place pour ses idées, et elle les gardait donc pour elle. » Cet exemple qu’offre Emma illustre une approche descendante traditionnelle du changement : la direction met en œuvre les changements sans consulter les collaborateurs.

 

Emma : « Ensemble, nous avons trouvé une solution. Elle a proposé à son manager de mettre en place un forum où les collaborateurs pourraient faire part de leurs idées pour améliorer les choses. » Et c’est ce qui s’est passé. « Cela lui a donné l’impression de mieux maîtriser la situation, et ce n’était pas qu’une impression car plusieurs des idées qu’elle a recueillies ont été mises en œuvre par l’équipe de direction. »

 

Que peut-on retirer de cet exemple ? Que l’implication des collaborateurs dans un processus de changement fait plus de bien que de mal. « Et pas seulement dans le cadre de cet exemple. Je pense d’ailleurs que c’est toujours le cas. », affirme Emma. « Un forum est une excellente solution. » Parmi les autres méthodes, citons notamment les groupes de discussion, les comités de développement d’idées, une boîte à idées, les enquêtes et les sondages, ou encore un référendum.

 

Redéfinissez l’échec

 

« Comme mentionné précédemment, la crainte de l’échec est un obstacle majeur pour les collaborateurs », explique Emma. « Vous pouvez dissiper cette crainte. Par exemple, en redéfinissant l’échec. »

 

Dans l’idéal, l’échec au sein d’une organisation sera considéré comme un aspect inévitable de l’innovation et de la croissance. C’est pourquoi les personnes qui ont une mentalité axée sur le développement personnel redoutent moins d’échouer.

 

Mais comment redéfinir l’échec ? « Cela peut être vraiment littéral », explique Emma. « Par exemple, vous pouvez communiquer dans l’ensemble de votre organisation que le mot « échec » est synonyme de « première tentative d’apprentissage ». Mais cela peut aussi être moins littéral. « Plus les erreurs sont discutées ouvertement, moins les collaborateurs craignent d’échouer. Je pense que les « F*ck up Fridays » sont un moyen ludique d’y parvenir. » Au cours des sessions hebdomadaires, les collaborateurs sont encouragés à faire part d’une histoire où ils ont m*rdé (f*cked up). Et ce qu’ils en ont retiré.

 

Créez un espace pour commettre des erreurs pendant le processus de changement (et au-delà d’ailleurs), et discutez ensemble de la façon dont vous pourrez mieux faire la prochaine fois.

 

Grâce à ces conseils, vous serez en mesure d’aider vos collaborateurs humains, merveilleusement évolués, à gérer en douceur les changements organisationnels. Lisez ceci avec la voix de David Attenborough : « Lorsqu’ils s’entraident, les humains sont collectivement capables d’accomplissements inégalés. »